【CPP114】訊：日報表在許多企業(yè)中都不受職工歡迎，究其原因，是其常被誤解為一種對員工個人成績、工作表現(xiàn)的評價工具。不僅如此，許多管理干部和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也經(jīng)常低估報表統(tǒng)計工作在企業(yè)管理中的巨大作用。但我們應(yīng)該意識到，每一位員工所完成的工作不僅體現(xiàn)其自身的工作成績，同時也反映出企業(yè)、部門整體的工作業(yè)績。企業(yè)要想在競爭激烈的市場中立足，必須在清楚各項成本的基礎(chǔ)上，在企業(yè)內(nèi)部建立一個全面的報表統(tǒng)計制度，并充分利用報表統(tǒng)計提供的數(shù)據(jù)來改進(jìn)企業(yè)管理工作。
 

　　有一家印刷企業(yè)，新購置了一臺高寶5色上光膠印機(jī)。該設(shè)備在技術(shù)上非常先進(jìn)，但運(yùn)行情況并不理想，實際利用率只有76%。對此現(xiàn)象，膠印車間主任解釋是由每班開機(jī)前的準(zhǔn)備時間及下班停機(jī)前的整理時間過長造成的，且認(rèn)為對于這種72cm×104cm對開幅面的設(shè)備，每天兩小時的準(zhǔn)備時間和整理時間很正常。但隨后進(jìn)行的數(shù)據(jù)分析表明原因并不在此。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，車間操作人員沒有在日報表上如實填寫諸如停機(jī)、等工、等印版、等紙、缺少印件施工單等項，造成管理及決策數(shù)據(jù)失效。
 

　　經(jīng)深入分析，新一代印刷機(jī)調(diào)試準(zhǔn)備時間幾乎縮短了一半，且印刷速度大幅提高，使得每臺設(shè)備對印版需求幾乎增加了30%。而該廠從事拼版、曬版工序的人員不夠，難以滿足高速印刷機(jī)的需求。同時，曬版人員忙中出錯，還會生產(chǎn)出許多廢版。對此，企業(yè)采取了多種補(bǔ)救措施，例如：請來德國專家對曬版工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，統(tǒng)一曬版工序質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；從外廠調(diào)來熟練操作人員；把部分拼版任務(wù)外發(fā)加工，補(bǔ)充一部分生產(chǎn)加工能力等。但由于外加工的供貨時間常常得不到保證，每次供版時間推遲仍會造成等版、停機(jī)。此外，生產(chǎn)組織管理問題又不能通過正確的日報表填寫及時反饋給管理者進(jìn)行糾正。
 

　　企業(yè)日報表統(tǒng)計的應(yīng)用
 

　　企業(yè)日報表統(tǒng)計主要是為建立生產(chǎn)數(shù)據(jù)庫服務(wù)的，生產(chǎn)數(shù)據(jù)庫是統(tǒng)一管理、組織、維護(hù)和提供生產(chǎn)管理所需數(shù)據(jù)的子系統(tǒng)。它是生產(chǎn)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)中心，集中建立和維護(hù)生產(chǎn)經(jīng)營所必須的基本數(shù)據(jù)資源，為生產(chǎn)經(jīng)營部門所共享。
 

　　對企業(yè)生產(chǎn)的調(diào)控主要集中在3個層次上：第一層：計劃與監(jiān)督；第二層：調(diào)整；第三層：執(zhí)行。
 

　　所有這3層的工作都建立在企業(yè)數(shù)據(jù)的搜集和分析上，所以有了相應(yīng)的計劃數(shù)據(jù)、調(diào)節(jié)數(shù)據(jù)和結(jié)果數(shù)據(jù)這3個概念。當(dāng)管理發(fā)生在第一層次，要對企業(yè)第二年的生產(chǎn)安排進(jìn)行計劃時，就必須對企業(yè)上年度的經(jīng)營成果進(jìn)行數(shù)據(jù)（結(jié)果數(shù)據(jù)）搜集、整理。當(dāng)然，車間發(fā)生數(shù)據(jù)還應(yīng)包括原材料消耗以及外加工部分。
 

　　數(shù)據(jù)的填寫要具體到每一天、每一個班次。例如：
 

　　1、針對廠內(nèi)生產(chǎn)設(shè)備，相應(yīng)報表中應(yīng)反映在這臺設(shè)備上加工的訂單及工序名稱，工作開始和結(jié)束時間、時間長短、時間類型（調(diào)試、生產(chǎn)、中斷、停機(jī)及輔助時間），工藝要求（影響因素如印量、紙張等級、制版難度系數(shù)等），數(shù)量（正品數(shù)量、次品數(shù)量）等。
 

　　2、針對每一份訂單，相應(yīng)報表中應(yīng)反映加工此單的工藝流程及設(shè)備，加工時間點（起始、結(jié)束）、時間類型和長短，數(shù)量（正品數(shù)量、次品數(shù)量），消耗材料種類及數(shù)量，外加工（種類、尺寸、數(shù)量）等。
 

　　3、針對每一位操作者，相應(yīng)報表中應(yīng)反映工作時間點（上下班時間）、時間類型（正常班、加班、輪班）和長短。
 

　　以上介紹了對企業(yè)管理人員相對重要的數(shù)據(jù)來源，數(shù)據(jù)來源正確、真實反映企業(yè)情況，才是最有價值的。目前，國外同行管理企業(yè)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作已實現(xiàn)電腦化，不需要大量的人工操作和相應(yīng)的統(tǒng)計職能部門，電腦已和設(shè)備聯(lián)網(wǎng)，大量信息處理工作已由電腦完成，能及時反饋到管理層。在2003年11月于上海舉辦的中國國際全印展上，由德國CDF公司開發(fā)的印刷企業(yè)管理軟件已能和印刷設(shè)備聯(lián)網(wǎng)。領(lǐng)機(jī)操作設(shè)備時，只需拿起讀碼器將日報表上相應(yīng)的工作讀入，不需操作人員再用手工填寫，避免了誤寫和有意隱瞞的現(xiàn)象。大量的信息由電腦處理，管理人員的電腦只需和中央信息控制中心聯(lián)網(wǎng)，即可及時了解企業(yè)的生產(chǎn)狀況，詳細(xì)到印刷機(jī)正在印什么產(chǎn)品、已印了多少，節(jié)省了大量時間。
 

　　如果我們再將獲得的數(shù)據(jù)定期按照天數(shù)、班次、工作崗位、設(shè)備、任務(wù)種類及操作人員進(jìn)行匯總，將成本具體分?jǐn)�、定期總結(jié)，管理人員就能真實地了解每臺設(shè)備的實際生產(chǎn)能力、每份訂單的實際獲利情況。而訂單實際獲利是個十分重要的概念，管理人員關(guān)心的是每份訂單的贏利情況，以便對報價做出調(diào)整或改變工藝、降低成本。日報表的作用是搜集生產(chǎn)中的實際發(fā)生情況，與報價中各項成本的預(yù)計情況進(jìn)行比較，分析偏差產(chǎn)生的原因，找到改進(jìn)的方法，其也是員工工資分配的基礎(chǔ)。
 

　　目前印刷行業(yè)發(fā)展十分迅速，大量的先進(jìn)設(shè)備不斷進(jìn)入中國市場。在購買設(shè)備后，關(guān)鍵是要進(jìn)行充分管理，發(fā)揮其最大效能。有的企業(yè)引進(jìn)了數(shù)百萬元的生產(chǎn)線，卻因為缺乏細(xì)致周密的市場調(diào)研導(dǎo)致設(shè)備到位后業(yè)務(wù)不足；另外有的企業(yè)則對生產(chǎn)工藝的設(shè)計和實施帶有隨意性，對員工的培訓(xùn)也不到位。這都是管理人員應(yīng)當(dāng)盡量避免的。
 

　　任何一臺單張紙膠印機(jī)，即使是最先進(jìn)的，如果它加工的產(chǎn)品經(jīng)常是短版活，平均調(diào)試準(zhǔn)備時間也會高達(dá)30%或者更多，再加上正式印刷過程中可能出現(xiàn)的停機(jī)中斷時間，可能達(dá)到40%。在這段時間里，機(jī)器沒有完成印刷，也就未能創(chuàng)造效益。
 

　　關(guān)于生產(chǎn)時間的種類，印刷企業(yè)管理中有這樣的論述。
 

　　為了增大企業(yè)資源的有效利用，必須增加生產(chǎn)時間。增加生產(chǎn)時間就要考慮是否將生產(chǎn)由一班改為兩班或三班；要想提高設(shè)備的實際利用率，就要縮短生產(chǎn)時間中的次要時間，了解次要時間及中斷時間在總時間中所占的比例。在技術(shù)及組織方面，企業(yè)報表數(shù)據(jù)將會為我們了解故障的原因提供極大幫助。通過對時間進(jìn)行分類及計算每一項在總時間中的比例，企業(yè)組織者可以找出管理中的薄弱環(huán)節(jié)。而這一點也是企業(yè)確定其工作方法、措施，改進(jìn)生產(chǎn)及信息管理，制定設(shè)備及人員使用和員工培訓(xùn)的基礎(chǔ)。
 

　　目前國外對日報表上數(shù)據(jù)的采集已實行電腦化，方法主要有電腦和生產(chǎn)設(shè)備聯(lián)網(wǎng)，且改手工填寫為讀碼器讀入，國內(nèi)目前也開發(fā)了許多相關(guān)軟件，不少企業(yè)也在積極改變手工填寫報表或原材料消耗單、手工處理大量數(shù)據(jù)的方法。
 

　　建立完整的企業(yè)內(nèi)部信息搜集機(jī)構(gòu)
 

　　調(diào)整、控制工作在計劃及監(jiān)督層次之后。利用報表提供的數(shù)據(jù)，比較計劃值與實際值，找出偏差，分析偏差產(chǎn)生的原因并予以糾正，這就是控制工作。這項工作要求從車間獲得的數(shù)據(jù)要有很強(qiáng)的時間性、即時性。以往利用日報表對數(shù)據(jù)進(jìn)行手工統(tǒng)計對于現(xiàn)代管理已成為歷史。精確、全面、及時的企業(yè)報表統(tǒng)計工作建立在印刷企業(yè)管理軟件之上。在德國，小到十幾人、大到上百人的印刷企業(yè)普遍采用了行業(yè)管理軟件對企業(yè)生產(chǎn)過程進(jìn)行管理。
 

　　對數(shù)據(jù)的及時采集和處理基于日報表管理系統(tǒng)。這套系統(tǒng)包含生產(chǎn)數(shù)據(jù)采集和原材料數(shù)據(jù)采集，由一臺中央處理機(jī)及分散安裝在各臺設(shè)備及手工工作崗位上的單個終端機(jī)組成，具體如下。
 

　　1、設(shè)備終端電腦：固定安裝在印刷機(jī)上，能自動記錄時間及印刷數(shù)量，但生產(chǎn)中斷的原因需要領(lǐng)機(jī)人工輸入。
 

　　2、部門終端電腦：主要針對印刷企業(yè)生產(chǎn)中手工工作較多的崗位，每臺由多位操作人員使用。除了由數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)供應(yīng)商提供硬件設(shè)施外，PC機(jī)作為這種系統(tǒng)的終端應(yīng)用也越來越廣。
 

　　3、移動信息采集設(shè)備：這種小型輕便的設(shè)備可以放在工作臺上，也可以隨身攜帶。由一人或多人操作，它能將生產(chǎn)數(shù)據(jù)及原材料消耗情況按照設(shè)定的菜單格式采用數(shù)字鍵盤或字母編碼輸入到系統(tǒng)。此外，還有使用條碼識讀器獲得數(shù)據(jù)的方法。
 

　　這套系統(tǒng)基于企業(yè)現(xiàn)有的財務(wù)核算及管理系統(tǒng)，并配置合適的印刷管理軟件。軟件供應(yīng)商只需針對企業(yè)不同情況對成本點、任務(wù)單、工作過程、原材料及人員進(jìn)行編碼或設(shè)定成條碼供每一個工作崗位使用。很多企業(yè)管理者往往注重設(shè)備等硬件的投資，辦公管理結(jié)構(gòu)過于龐大。若采用先進(jìn)的行業(yè)管理軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、分析，則能節(jié)約很多人工，做到各部門資源共享。
 

　　利用手工報表完成數(shù)據(jù)采集
 

　　成本應(yīng)按照成本發(fā)生的原則分?jǐn)偟矫恳慌_設(shè)備及每一份訂單中。如果企業(yè)還未使用印刷管理軟件，那么手工填寫日報表也能對生產(chǎn)活動及原材料消耗進(jìn)行分類及統(tǒng)計。雖然企業(yè)的具體情況千差萬別，但企業(yè)管理原則是一樣的，以下一些規(guī)則在對訂單、工時、原材料消耗進(jìn)行具體分析時應(yīng)該考慮。
 

　　1、對數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類
 

　　發(fā)生在生產(chǎn)崗位上的數(shù)據(jù)應(yīng)按天、班次、人員、訂單、委印客戶、生產(chǎn)工藝過程及原材料種類進(jìn)行分類統(tǒng)計。
 

　　2、時間的填寫
 

　　生產(chǎn)時間應(yīng)按時間種類（生產(chǎn)時間、輔助時間、無效時間）及時間影響因素（如印版的難印程度、紙張的定量、印刷數(shù)量）進(jìn)行填寫。除此以外，生產(chǎn)過程也應(yīng)如實填寫，如基本調(diào)試、換版、換墨、正式印刷等。
 

　　3、數(shù)量填寫
 

　　生產(chǎn)時間直接影響實際質(zhì)量。用每一個生產(chǎn)過程所花費的時間除以生產(chǎn)數(shù)量就可得出單位數(shù)量消耗的時間，例如拼一張版、曬一次版、換一次墨等，這為車間內(nèi)部制定任務(wù)指標(biāo)打下了基礎(chǔ)。
 

　　4、原材料消耗填寫
 

　　中小型企業(yè)中原材料通常按照種類、數(shù)量的不同在日報表中反映出來。
 

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