工作流程通常需要擴展到印刷機自己的工廠之外，一方面與客戶以及生產(chǎn)和運輸?shù)牟牧虾臀锪鞯臐撛诠��?yīng)商建立聯(lián)系。越來越多的事實證明，定制軟件開發(fā)是實現(xiàn)這一目標的關(guān)鍵，因為沒有一種通用的解決方案可以適應(yīng)每個企業(yè)的獨特需求。

  正如每個業(yè)務(wù)都有所不同，可以使用一系列工具和方法來為每個業(yè)務(wù)定制工作流程。一是為外部各方（無論是客戶還是供應(yīng)商）提供一個“插入”的接口，讓他們連接到您想要提供給他們的任何數(shù)據(jù)或控制選項。在另一個極端，您可以構(gòu)建一個完整的專用工作流程，與您的客戶和/或供應(yīng)商集成，以解決特定的生產(chǎn)和物流挑戰(zhàn)，有效地將服務(wù)范圍擴展到印刷之外，并使客戶更具“粘性”。在這里我們介紹兩者的示例。

  API打開大門

  為客戶提供與現(xiàn)有自動化生產(chǎn)系統(tǒng)連接的一種方法是通過API。該縮寫詞代表應(yīng)用程序編程接口（Aapplications Programming Interface），它是一個軟件系統(tǒng)進行通信甚至受另一個軟件系統(tǒng)控制的一種方式，是一組編纂和發(fā)布的用于調(diào)用操作的規(guī)則，這些操作的范圍可能包括交換數(shù)據(jù)（上傳藝術(shù)品文件或反饋作業(yè)狀態(tài)），以在滿足某些條件時觸發(fā)指定的生產(chǎn)流程，例如預(yù)檢和將作業(yè)提交到印刷隊列。

  實踐中的一個例子是Soloflo，這是Solopress應(yīng)客戶要求于2023年夏季推出的API。Solopress高級軟件和BI開發(fā)人員吉爾·皮克萊斯解釋說：“這些公司擁有自己的MIS，而且通常還有開發(fā)人員，這意味著他們可以傳輸訂單，而無需使用我們的網(wǎng)站，而這需要手動輸入；貿(mào)易客戶的工作量更大，因此簡化這一流程是一項很好的投資。

  API 允許訪問Solopress的系統(tǒng)以在Solopress定義的參數(shù)范圍內(nèi)請求或發(fā)送數(shù)據(jù)。皮克萊斯女士補充道：“這取決于客戶希望如何利用它，在印刷展上，一些人公開承認，他們只是通過降低特定作業(yè)規(guī)格的價格來使用它來進行價格匹配，我們顯然希望大多數(shù)人會用它來發(fā)布訂單�！�

  API允許數(shù)據(jù)雙向流動，因此用戶可以收集產(chǎn)品屬性、查找價格或提交帶有設(shè)計稿的訂單。提交訂單后，客戶會收到一個作業(yè)編號，可用于跟蹤其作業(yè)進度，包括發(fā)貨后的跟蹤信息。即將推出的API版本將添加提交URL的功能，以便Solopress可以“回發(fā)”到客戶端的系統(tǒng)，而無需進行進一步的調(diào)用。皮克萊斯表示，除了提供API調(diào)用格式化文檔、進行API調(diào)用時的驗證以及調(diào)用時預(yù)期的系統(tǒng)行為之外，Solopress還將盡其所能提供幫助。

  自定義工作流程改進流程

  Stephen Austin是一家擁有255年歷史的企業(yè)，在過去70年里專門為高等教育機構(gòu)和繼續(xù)教育機構(gòu)提供安全印刷、試卷履行和分發(fā)服務(wù)。2018年，它與倫敦大學學院 (UCL) 啟動了一個重大項目，旨在簡化繁忙的五月/六月期間試卷的制作和分發(fā)。

  此前，這涉及到商業(yè)印刷商執(zhí)行英國銷售主管斯蒂芬·奧斯汀伊麗莎白·鮑爾曼所說的“標準復印工作”，在左上角用針線裝訂紙張，在盒子里貼上標簽按種類裝箱并交付。無法追蹤發(fā)送到印刷機、印刷或送回倫敦大學學院的內(nèi)容，并且交付過程中存在潛在的安全問題。倫敦大學學院渴望解決所有這些問題。

  Stephen Austin擁有自己的內(nèi)部開發(fā)團隊，并聘請了高級開發(fā)人員與UCL一起重繪流程。很明顯，新的工作流程模式無法適應(yīng)現(xiàn)有流程，需要進行過渡以帶來更多的工作方式。

  UCL的考試部門有一個由六人組成的核心團隊，其中任何人都可以上傳設(shè)計文件，關(guān)鍵問題包括UCL應(yīng)如何提供設(shè)計文件、應(yīng)如何分配姓名/工作參考以在Stephen Austin的內(nèi)部工作流程中使用，以便實現(xiàn)自動進展/手工 該公司的Prism MIS（現(xiàn)在的Pace）和PlanetPress合成和制作軟件之間存在著分歧，這在當時是兩個獨立的系統(tǒng)。

  該解決方案涉及Stephen Austin內(nèi)部的定制工作，將系統(tǒng)相互連接起來，并連接到現(xiàn)有的門戶，通過該門戶可以上傳設(shè)計文件。倫敦大學學院的考試時間表已發(fā)送，每行都為該試卷和印刷作業(yè)分配了一個唯一的標識符，UCL工作人員使用藝術(shù)品文件名中的編號，以便傳入的設(shè)計文件，可以在MIS內(nèi)進行匹配。自動驗證過程會檢查圖稿文件名是否與唯一標識符匹配，并將標記任何與客戶服務(wù)不匹配的內(nèi)容。

  設(shè)計文件安全性通過上傳時的加密來維護，并且僅在從面向外部的網(wǎng)絡(luò)傳輸時才解密。印刷在佳能和奧西印刷機上進行�？蛻舴�務(wù)部提供客戶報告，其中包括主要里程碑。該項目的實施對倫敦大學學院產(chǎn)生了重大影響。其中一個方面是提供“調(diào)整包”。這些是針對SEN學生的修改后的考試包，他們可能會獲得額外的時間來完成試卷，或者被允許在房間里自己進行考試，以及印刷特定的變化，例如紙張顏色、字體風格和尺寸 適應(yīng)視力障礙。

  試卷按照上午和下午各場考試的時間表進行包裝，包裝數(shù)量精確，以適應(yīng)倫敦大學學院 (UCL) 考試舉辦地ExCel中心空間內(nèi)的座位分配。這大大簡化了監(jiān)考人員準備房間的工作，特別是在上午和下午的課程之間。時任倫敦大學學院 (UCL) 考試負責人喬安妮·莫爾斯表示，“這讓我們徹底更新了流程，從而節(jié)省了大量資源并減少了錯誤”，并指出，僅與考試調(diào)整相關(guān)的工作部分就節(jié)省了約30%的資源投入。

  鮑爾曼說，倫敦大學學院實際上已經(jīng)實施了兩次，在新冠疫情期間，所有考試都在線進行。第一次迭代的經(jīng)驗已反饋到第二次迭代的開發(fā)中。2023 年考試是“新”系統(tǒng)全面運行的第二年，預(yù)計隨著新技術(shù)的出現(xiàn)，將會有進一步的發(fā)展。

  她確認，為倫敦大學學院開發(fā)的模型本質(zhì)上是可移植的，但她指出，個別客戶會有不同的需求和做事方式�！拔覀兛梢詾闈撛诳蛻艨赡苌踔翛]有意識到存在的問題提供技能和解決方案�！彼�補充說，對于某些人來說，僅添加安全功能可能就足夠了，盡管潛在客戶對變革存在一些抵制。這部分是由于根深蒂固的流程和思維方式，但也由于潛在失敗的高昂成本以及與之相關(guān)的負面宣傳。